Tipps und Tricks für Homeoffice-Videokonferenzen mit Geschäftspartnern in Japan

SO KÖNNEN SIE AUCH JETZT DEN KONTAKT HALTEN

Covid-19 hat unsere geschäftige Welt zum Stillstand gebracht. Messen und Geschäftsreisen wurden abgesagt, Flugzeuge bleiben am Boden. Die Umstände zwingen uns in Deutschland wie in Japan dazu, oft ins Home Office zu gehen und die Kommunikation auf die virtuelle Ebene zu verlagern.

Die Videokonferenz aus dem Home Office mag auf den ersten Blick bequem erscheinen, hat aber in der Realität einige Tücken. Im Home Office kann es schwierig sein, eine ruhige Arbeitsumgebung herzustellen. Auch die Internetverbindung ist oft weniger leistungsstark als im Büro. Hinzu kommt die für viele noch ungewohnte Software. Es gibt eine Vielzahl möglicher Lösungen, die alle ähnlich sind, sich aber in Details unterscheiden und damit verwirrend sein können. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Zeitverschiebung – Japan ist uns momentan 7 Stunden voraus. Ein Tool wie der Meeting Planner kann Ihnen dabei helfen, einen für beide Seiten funktionierenden Termin zu finden.

Die Erfahrung mit Videokonferenzen zeigt, dass sie das persönliche Gespräch nicht ersetzen, aber einen guten Beitrag zur Überbrückung der Kommunikation leisten können.

Die folgenden Ansätze haben sich dabei als hilfreich erwiesen:

 

Einen Zeitrahmen festlegen

Legen Sie von vornherein nicht nur den Beginn des Meetings fest, sondern auch sein Ende. Erfahrungsgemäß lässt die Aufmerksamkeit nach 60 Minuten etwas, nach 90 Minuten deutlich nach. Das liegt nicht zuletzt daran, dass sich alle Teilnehmer des virtuellen Meetings stärker konzentrieren müssen, als es in persönlichen Treffen der Fall wäre, denn einige verbindende Elemente einer persönlichen Kommunikation fehlen im virtuellen Raum.

Gegenseitiges Vertrauen stärken

Nehmen Sie sich zu Beginn des Meetings einige Minuten Zeit für Smalltalk. Gerade in unsicheren Zeiten kann der menschliche Faktor zu einer verständnisvolleren und konstruktiveren Atmosphäre beitragen. Aber auch: Treten Sie trotzdem stets professionell auf und zeigen Sie Ihren japanischen Partnern, dass sie auch in einer VUCA-Welt auf Sie zählen können.

Gemeinsame Regeln finden

Nehmen Sie sich zu Beginn des Meetings auch kurz Zeit, gemeinsame Regeln festzulegen. Es hat sich z.B. bewährt, dass alle, die nicht sprechen, das Mikrofon stumm schalten. Wenn die Gruppe klein und die Kommunikation nicht frontal, sondern interaktiv ist, hat es sich außerdem bewährt, die Kamera eingeschaltet zu lassen. Das verbraucht mehr Bandbreite, ermöglicht aber, die Mimik und Körpersprache wahrzunehmen.

Sich aktiv um Verständigung bemühen

Sprechen Sie klar und deutlich und in einfachen Sätzen. Dies gilt gerade dann, wenn Sie bei persönlichen Treffen bisher immer durch Dolmetscher unterstützt wurden, jetzt aber direkt auf Englisch miteinander sprechen. Englisch vom Japanischen deutlich weiter entfernt als vom Deutschen, daher ist die Fremdsprache für Japaner eine größere Hürde als für uns Europäer.

Nicht immer fragen japanische Gesprächspartner sofort nach, wenn etwas nicht verstanden wurde. Fragen Sie daher im Meeting regelmäßig nach, ob es Verständnisfragen gibt, und fassen Sie das Gesagte zusammen. So lassen sich Missverständnisse vermeiden. Diese Vorgehensweise ist übrigens auch in persönlichen Gesprächen mit japanischen Partnern sinnvoll.

Achten Sie auch darauf, dass alle, die inhaltlich etwas beizutragen haben, auch zu Wort kommen. Beziehen Sie ruhigere Teilnehmer aktiv ins Gespräch ein.

Organisationen im Allgemeinen und Japan im Besonderen sind sogenannte „High context“-Kulturen. Das heißt, dass bei einer Kommunikation gemeinsames Vorwissen vorausgesetzt wird, so dass nicht alles explizit ausgesprochen werden muss. In der virtuellen Umgebung stößt eine solche Kommunikation aber noch schneller an seine Grenzen als in persönlichen Treffen. Hier ist es hilfreich, sich bewusst zu machen, dass die Partner auf der jeweils anderen Seite des Bildschirms nicht über dieselben Informationen verfügen wie man selbst. Konkret heißt das, von sich aus mehr Kontextinformationen als üblich zu geben, aber auch, beim Gesprächspartner aktiver nachzufragen, denn Ihren japanischen Partnern ist das oft gar nicht bewusst.

Folien und Anschauungsmaterial übersichtlich gestalten

Wenn Sie Folien teilen, gestalten Sie diese übersichtlich und nicht zu kleingedruckt. Die Bildschirme am Heimarbeitsplatz sind auch in Japan meist kleiner. Folien, die auf großer Leinwand gut leserlich und aufschlussreich sind, können auf dem 12-Zoll-Bildschirm eines Panasonic Let‘s Note-Notebooks – ein sehr beliebtes Modell gerade bei japanischen Industrieunternehmen – problematisch sein.

Ergebnisse schriftlich festhalten

Halten Sie während des Meetings die Ergebnisse möglichst schriftlich fest. Einige Meeting-Software-Lösungen bieten z.B. Whiteboards an. Schicken Sie nach dem Meeting eine schriftliche Zusammenfassung an alle Beteiligten. Dieser Ansatz hat sich für Meetings mit japanischen Partnern generell bewährt, gilt aber ganz besonders für virtuelle Meetings.

Auf Datensicherheit achten

Wichtig für Videokonferenzen sind außerdem Datensicherheit und Datenschutz. Eine über das Internet übertragene Videokonferenz kann nie so sicher sein wie ein persönliches Gespräch in einem abgeschlossenen Raum. Prüfen Sie daher, ob es wirklich nötig ist, z.B. sensible Entwicklungsdaten oder Zahlen in einer Videokonferenz zu besprechen, oder ob es nicht andere Möglichkeiten des Austauschs gibt.

 

Natürlich ist diese Liste keinesfalls abschließend. Sie kann Ihnen aber hoffentlich einige Anhaltspunkte und Tipps für die virtuelle Kommunikation mit Ihren japanischen Partnern geben.

Wenn Sie bisher Videokonferenzen aufgrund der Sprachbarriere gemieden haben, sprechen Sie die Dolmetscherin oder den Dolmetscher Ihres Vertrauens einfach einmal an. Während für Konferenzdolmetschen aus dem Home Office größere technische Investitionen notwendig sind, lässt sich Gesprächs- und Verhandlungsdolmetschen relativ leicht darstellen.

Probieren Sie also Videokonferenzen einfach einmal aus. Denn auch in diesen Zeiten gilt: Übung macht den Meister. Einen Modus, der für beide Seiten funktioniert, werden Sie am ehesten durch gemeinsames Ausprobieren finden.

Wenn Sie über Ihre Fragen, Herausforderungen und Erfahrungen sprechen möchten, kontaktieren Sie mich gerne. Wir schauen dann gemeinsam, welche Möglichkeiten der Kommunikation mit Ihren Partnern es für Ihre momentane Situation gibt.

Fragen? Gerne!

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